Datenschutzhinweise für das Kundenportal
Ergänzung zur Datenschutzerklärung unserer Website. Verantwortlich ist das Grote Dentallabor, Kontaktdaten siehe Impressum. Stand: 23.10.2026
1. Wozu das Portal dient
Über das Portal übermitteln Zahnarztpraxen und Dentallabore uns Aufträge für Zahnersatz – mit den zugehörigen Scan- und Konstruktionsdateien (STL) und den Angaben, die wir für die Anfertigung brauchen. Außerdem sehen Sie hier den Bearbeitungsstand Ihrer Aufträge.
2. Welche Daten wir verarbeiten
- Zugang: Name der Praxis bzw. des Labors, Ansprechpartner, Anschrift, Telefon, E-Mail, ggf. KZV-Abrechnungsnummer/Praxiskennung, Benutzername, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hash gespeichert), bei der Registrierung die IP-Adresse (Missbrauchsschutz).
- Aufträge: Patientenname bzw. -nummer, Zahnschema, Material, Zahnfarbe, Termine, Notizen, die hochgeladenen Dateien sowie der Bearbeitungsverlauf. Aus den STL-Dateien ermitteln wir automatisch eine Qualitätsbewertung, die Höhe für die Rohlingwahl und ein Vorschaubild.
- Anmeldeschutz: Bei Fehlversuchen werden IP-Adresse und Benutzername höchstens 15 Minuten gespeichert.
- Rückmeldungen: Wenn Sie das Feedback-Formular nutzen: Ihr Text, optional ein Bildschirmfoto, Ihr Benutzername und der verwendete Browser.
Patientenangaben und Zahnbefunde sind Gesundheitsdaten. Wir erhalten sie von der behandelnden Praxis ausschließlich zur Anfertigung des beauftragten Zahnersatzes und behandeln sie vertraulich. Bitte übermitteln Sie nur die Angaben, die dafür nötig sind.
3. Rechtsgrundlagen
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Auftrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Portals, Missbrauchsschutz) sowie für Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. h und Abs. 3 DSGVO.
4. Wo die Daten liegen und wie sie geschützt sind
- Portal: beim Hoster STRATO GmbH (Rechenzentren in Deutschland). Die Verbindung ist per HTTPS verschlüsselt, hochgeladene Dateien und Vorschaubilder werden zusätzlich verschlüsselt gespeichert (AES-256).
- Im Labor: Aufträge werden von unserem eigenen Server im Labor abgeholt und dort für die Fertigung abgelegt. Dieser Server legt außerdem täglich eine Sicherungskopie der Portal-Datenbank an (30 Tage aufbewahrt). Die Arbeitsplätze im Labor greifen nur über das interne Netz darauf zu.
- E-Mails (Eingangs- und Fertigmeldungen) versenden wir über den Mailserver unseres Hosters.
- Keine Weitergabe an Dritte zu Werbe- oder Analysezwecken. Es gibt keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Werbung, keine Einbindung externer Schriften, Skripte oder Dienste. Auch die 3D-Ansicht läuft vollständig in Ihrem Browser; die Dateien kommen direkt aus dem Portal.
5. Cookies
Das Portal verwendet nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (grote_portal), damit Sie angemeldet bleiben.
Es wird beim Schließen des Browsers bzw. beim Abmelden ungültig. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).
6. Wie lange wir speichern
- Hochgeladene Dateien: bis zur Abrechnung bzw. Stornierung des Auftrags, danach 90 Tage im Archiv, dann automatische Löschung (das Vorschaubild wird mitgelöscht). Abgebrochene Uploads: spätestens nach 24 Stunden.
- Auftragsangaben ohne Dateien: solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (u. a. Handels- und Steuerrecht, Dokumentationspflichten für Sonderanfertigungen nach Medizinprodukterecht).
- Zugangsdaten: bis Sie den Zugang kündigen. Abgelehnte Registrierungen werden nach 6 Monaten automatisch gelöscht.
- Versandprotokoll der E-Mails: 30 Tage. Rückmeldungen: bis 90 Tage nach ihrer Erledigung.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Wenden Sie sich dazu einfach an uns (Kontakt siehe Impressum).
8. Verwendete Software und Lizenzen
Eigenentwicklung: Das Kundenportal (Auftragsannahme, Ablage, Verschlüsselung, Verwaltung), die 3D-Ansicht, die STL-Prüfung mit Vorschaubild sowie die Windows-Programme im Labor (Labor-Server, Arbeitsplatz-Programm) wurden individuell für das Grote Dentallabor entwickelt, mit Unterstützung von KI-Werkzeugen. Sie enthalten keinen fremden Programmcode und keine eingebundenen Bibliotheken von Drittanbietern.
Grundlagen von Drittanbietern (werden genutzt, nicht mitgeliefert):
- PHP – Laufzeitumgebung beim Hoster (PHP License 3.01)
- SQLite – Datenbank, in PHP enthalten (gemeinfrei / Public Domain)
- Microsoft .NET Framework und Windows – Laufzeitumgebung der Labor-Programme (Bestandteil von Windows)
- Schriften: Es werden nur die auf Ihrem Gerät vorhandenen Systemschriften verwendet; es werden keine Schriftdateien geladen.
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